كيفية رفض الطلبات في العمل

4 خطوات لرفض ما يُطلب منك في مكان العمل

في بيئة العمل، لا يُمكن لأي شخص أن يوافق على كل الطلبات التي تأتيه من الزملاء أو المديرين بشكل مستمر. رغم ذلك، يواجه الكثير من الأشخاص صعوبة في رفض بعض الطلبات، خاصة إذا كانت هذه الطلبات تتطلب منهم وقتاً أو مجهوداً إضافياً، أو أنها تتداخل مع مسؤولياتهم الحالية. القدرة على رفض طلبات غير ملائمة في مكان العمل تعد من المهارات الأساسية التي يجب أن يتقنها أي موظف، حيث تُساعد في الحفاظ على التوازن بين الحياة الشخصية والمهنية، وكذلك في الحفاظ على احترام الذات.

رفض ما يُطلب منك في مكان العمل لا يعني بالضرورة أن تكون غير متعاون أو تفتقر إلى الاحترافية، بل على العكس، إن القيام بذلك بشكل مدروس يعكس الوعي الذاتي والقدرة على إدارة الوقت والموارد بشكل فعّال. في هذا المقال، سنتناول أربع خطوات رئيسية لرفض الطلبات في مكان العمل بطريقة لبقة ومحترمة، دون التأثير على العلاقات المهنية.

1. تحديد أولوياتك ومسؤولياتك

قبل أن تُفكر في رفض طلب ما، يجب عليك أولاً أن تحدد أولوياتك في العمل. إن الفوضى الناتجة عن عدم وضوح المسؤوليات يمكن أن تؤدي إلى شعور بالإرهاق وتزيد من احتمال الموافقة على طلبات قد تكون غير مناسبة أو مفرطة. عندما تكون لديك رؤية واضحة لما هو مهم بالنسبة لك في عملك، يمكنك تحديد ما إذا كان الطلب الجديد سيتداخل مع واجباتك الحالية أو سيؤثر على قدرتك على إنجاز المهام الأساسية.

من الضروري أيضاً أن تكون صريحاً مع نفسك بشأن المدة والموارد التي تحتاجها لإتمام مهامك الحالية. هذا سيساعدك في تقييم ما إذا كان لديك الوقت والقدرة على تلبية الطلب الجديد، وإذا كانت الإجابة بالنفي، فحينها يمكنك رفض الطلب دون أي شعور بالذنب.

2. الرد بحزم ولكن بلطف

رفض الطلبات في مكان العمل يحتاج إلى حزم، ولكن في الوقت نفسه يجب أن يتم بطريقة مهذبة. من المهم أن تكون لديك قدرة على قول “لا” بشكل واضح، دون أن تكون قاسياً أو جارحاً. في بعض الأحيان، قد تتلقى طلباً غير معقول أو خارج نطاق مسؤولياتك، وبالتالي لا بد من إظهار موقفك بشكل مباشر. ولكن الرد يجب أن يتسم باللباقة والاحترام، حتى لا يشعر الشخص الآخر بالإهانة أو الرفض الشخصي.

على سبيل المثال، بدلاً من قول “لا يمكنني القيام بذلك”، يمكن القول: “أنا ممتن أنك فكرت فيي لهذا الطلب، لكن حالياً لديّ مسؤوليات أخرى تمنعني من قبول هذا التحدي”. هذا النوع من الرد يُظهر الاحترام للمطلب في الوقت نفسه الذي يُحدد فيه حدودك بشكل مهني.

3. تقديم سبب مقنع لرفض الطلب

من الجيد أن تقدم سبباً لرفض الطلب بدلاً من أن تقتصر على كلمة “لا” فقط. غالباً ما يحتاج الأشخاص الذين يطلبون منك شيئاً إلى تفسير لقرارك، خاصة إذا كانت العلاقة بينكما وطيدة أو إذا كان هذا الطلب يأتي من مديرك أو زميل مهم. توضيح السبب يعطي مصداقية لقرارك ويُظهر أنك ترفض بناءً على اعتبارات مهنية، وليس لعدم الرغبة في المساعدة.

قد يكون السبب شيئاً بسيطاً مثل عبء العمل الحالي أو ضرورة التركيز على مهمة أكثر أهمية. في بعض الأحيان، قد تحتاج إلى شرح أن الطلب يتطلب مهارات أو وقتاً خارج نطاق تخصصك، وبالتالي سيكون من الأفضل لشخص آخر أن يتولى المهمة. على سبيل المثال، يمكن الرد بقول: “حالياً أعمل على مشروع كبير، وأريد التأكد من أنني أُقدم أفضل أداء ممكن في هذا المشروع. لذا سيكون من الأفضل أن يتولى هذا الشخص الآخر المهمة التي اقترحتها”.

من المهم أن تكون الأسباب التي تذكرها واقعية وقابلة للفهم، حتى تكون مقبولة لدى الشخص الذي يطلب منك المساعدة.

4. اقتراح بدائل أو حلول أخرى

إذا كنت في موقف يتطلب منك رفض طلب ما، قد يكون من المفيد تقديم بدائل أو حلول أخرى تُظهر استعدادك للمساعدة بطريقة مختلفة. قد يكون الشخص الذي طلب منك المساعدة بحاجة فقط إلى توجيه أو دعم في جزء معين من المهمة، بدلاً من أن تتولى أنت المهمة بكاملها.

يمكنك مثلاً أن تقترح عليه شخصاً آخر في الفريق يمكنه مساعدته، أو تقديم بعض الإرشادات التي قد تُمكنه من إتمام المهمة بشكل أكثر استقلالية. على سبيل المثال، يمكنك قول: “أنا لا أستطيع تولي هذا المشروع بالكامل بسبب التزاماتي الأخرى، لكن بإمكاني مساعدتك في إعداد خطة أولية أو تقديم بعض النصائح التي قد تكون مفيدة”.

قد تكون هذه البدائل أكثر ملائمة، خاصة إذا كانت الوظائف أو المهام التي تطلب منك تمس مجالات غير ضمن تخصصك أو مشغولة لديك حالياً. من خلال اقتراح بدائل، أنت تبقى شخصاً مهتماً بمساعدة الآخرين دون أن تعرض نفسك للإرهاق أو الخطر.

نصائح إضافية للتعامل مع الرفض بشكل احترافي:

• حافظ على الثقة بالنفس: التردد في رفض الطلبات قد يعكس ضعف الثقة بالنفس. تعلم أن تقول “لا” بثقة ولكن مع الاحترام.

• كن مستعداً للرد على الملاحظات: قد يتعرض بعض الموظفين أو المديرين للرفض بشكل مفاجئ، لذا عليك أن تكون مستعداً لردود الفعل. لا تدع المشاعر السلبية تؤثر عليك أو تجعلك تتراجع عن قرارك.

• ممارسة الرفض: مثل أي مهارة أخرى، يصبح رفض الطلبات أكثر سهولة مع الممارسة. حاول أن تدرب نفسك على الرفض في مواقف غير رسمية أو مع أصدقاء وزملاء موثوقين.

• تجنب الإفراط في الاعتذار: الاعتذار المتكرر قد يُظهر أنك غير واثق من قرارك. اعتمد على لغة حازمة ولكن مهذبة عند الرفض.

في النهاية، الرفض هو جزء طبيعي من الحياة المهنية ويجب أن يكون جزءاً من إدارة الوقت والمسؤوليات. بتطبيق هذه الخطوات الأربع، يمكنك أن ترفض الطلبات في مكان العمل بطريقة تحافظ على علاقاتك مع الزملاء والمديرين، وتساعدك في الحفاظ على توازن عملك الشخصي والمُهني.